Office Coordinator (m/w/d)

Arbeitsort: Hamburg

AlphaSights ist ein weltweit agierender Vermittler von Expertenwissen. Mit mehr als 1.500 Mitarbeitenden an neun globalen Standorten vermitteln wir führenden Investmentfonds, Beratungsunternehmen und Fortune 1000 Konzernen Zugriff auf spezifisches Expertenwissen, das unsere Klienten bei ihren strategischen Investitionsentscheidungen unterstützt. AlphaSights wurde 2008 gegründet und ist ein schnell wachsendes, Gründergeführtes Unternehmen. An unserem Standort in der Hamburger Innenstadt beschäftigen wir derzeit rund 40 Mitarbeitende und verfolgen ambitionierte Wachstumsziele. Mehr über uns auf alphasights.com.

Deine Rolle

Als Office bzw. Work Experiences Coordinator (m/w/d) bist du dafür zuständig, dass die täglichen Abläufe in unserem Büro reibungslos funktionieren, sodass sich alle im Büro wohlfühlen. Du bist Ansprechpartner für alle Kolleg*innen für jegliche Themen rund ums Office und Events - und deine Kolleg*innen wissen, dass sie sich bei Fragen an dich wenden und auf dich verlassen können.

Deine Aufgaben

• Du übernimmst die Kommunikation und Korrespondenz im Büro: Annahme eingehender zentraler Anrufe, Verwaltung eingehender und ausgehender Post sowie Koordination von Kurieren und Bearbeitung von Paketen
• Beschaffung des gesamten Büromaterials, Tätigung von Zahlungen und Sicherstellung des Erhalts der bestellten Artikel
• Du bist der*die Ansprechpartner*in für Wartung, Post, Versand und Kuriere
• Die Planung und Koordination von internen Events und Teammeetings (z.B. Sommer- und Weihnachtsfeier, Willkommensfrühstück für die New Joiner, Learning Lunches, Monthly Updates etc.) übernimmst du 
• Du pflegst gute Beziehungen zur Hausverwaltung und verantwortest die Koordination vom Reinigungsteam und von Reparaturen nach Bedarf und falls erforderlich auch in Zusammenarbeit mit unserem IT-Support
• Du hast ein Auge auf den Zustand unseres Mobiliars sowie der Sauberkeit im Büro , stellst Mängeln an Möbeln, Ausstattung oder Geräten fest und kümmerst dich gegebenenfalls um deren Behebung
• Du verwaltest den Lagerbestand an Büromaterialien, Verbrauchsmaterial für die Küche und stellst selbstständig sicher, dass du einen genauen Überblick über die Bestände für die wöchentlichen Bestellungen und die Kosten hast

Du verfügst über

• Ein abgeschlossenes Hochschulstudium oder eine abgeschlossene Berufsausbildung im Bereich auf Büromanagement, Hotelmanagement oder einem vergleichbaren kaufmännischen Schwerpunkt oder eine Fortbildung im Bereich Office Management
• Erste praktische Erfahrungen in administrativen Tätigkeiten oder durch beispielsweise Praktika oder Berufserfahrungen in der Office Administration, Hotellerie etc.
• Du bringst eine außergewöhnliche Gastfreundschaft und Professionalität gegenüber allen Geschäftspartnern, Mitarbeitenden und Besucher*innen mit
• Du bist proaktiv und arbeitest sowohl lösungsorientiert als auch detailgenau
• Du bist in der Lage, mehrere verschiedene Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten, arbeitest dabei selbstständig und behältst auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf
• Du verfügst über starke Kommunikationsfähigkeiten und bist in der Lage, nachhaltige und positive Beziehungen zu allen relevanten Stakeholdern zu aufzubauen
• Du verfügst über fließende Deutsch- und Englischkenntnisse  

Vergütung und Benefits

• Flache Hierarchien und einen transparenten Karriereweg in unserem Unternehmen
• Attraktives Gehalt 
• Altersvorsorge von Signal Iduna
• 28 Urlaubstage (plus gesetzliche Feiertage)

Unser schnell wachsendes Büro mitten in der Hamburger Innenstadt hat ein besonderes Flair: mit rund 40 Mitarbeitern haben wir noch eine Größe, in der sich jeder gegenseitig kennt und die Zusammenarbeit miteinander schätzt. Monatliche Teamevents, gratis Frühstück und Snacks, Firmentarife für Fitnessstudio, Zuschuss zum Deutschlandticket und Mittagessen, iPhone und MacBook Pro komplettieren unsere moderne, professionelle Arbeitsatmosphäre.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!